La administración de documentos se refiere a los métodos que usa una persona o empresa para organizar, clasificar y almacenar, toda su información. En el caso de las empresas, la información comprende una cantidad masiva de datos. Pasando por todos los procesos administrativos, los relacionados con el talento humano, las relaciones comerciales, los inventarios, las ventas, las compras, entre muchos otros.

Sistema de Gestión Documental

Sistema de Gestión Documental

Tipos de documentos

Las organizaciones modernas, no solo deben gestionar documentos físicos o correos digitales. Sino que se han sumado nuevos formatos, tanto para documentos escritos como para comunicaciones multimedia. Esto último se refiere a imágenes, audios (notas de voz, grabaciones, musicalizaciones, entre otros), y vídeos (tutoriales, publicidades, seguridad, etc). Algunos de estos formatos serían .pdf, .docx, .xlsx, .csv, .JPG, .PNG, .MP3, .MP4.

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Métodos para la administración documental

Archivo tradicional

Esta metodología está por desaparecer, algunos negocios de bajo presupuesto en etapas iniciales o de larga trayectoria, aún la ejecutan. Se trata de mantener todos los documentos en físico y guardarlos en un depósito o almacén.

Sistemas de gestión documental

Estos se pueden ejecutar de dos maneras. En el primero, cualquier persona u organización con acceso a una nube (Drive, OneDrive, Mega, etc.), es capaz de organizar todos sus documentos de manera online. Este método se caracteriza por ser bastante simple y práctico, ya que cualquier persona con acceso a la nube podrá ver los elementos. Al igual que al ser de uso común, las búsquedas suelen ser rápidas, y es posible ingresar a través de smartphone o tablets.

En la segunda, se usan servidores ya sean de intranet o ubicados en lugares geográficos distantes. Por lo general, todos los documentos están protegidos con contraseñas y solo son accesibles para personal autorizado. En este tipo de sistema, los protocolos de la empresa pueden ser creados y desarrollados por alguien de la organización, lo que puede dificultar la búsqueda de los elementos. El acceso también puede ser un poco difícil desde dispositivos distintos a un ordenador, como móviles o tablets, por ejemplo.

Los programas de gestión documental, son herramientas informáticas creadas específicamente, para la administración documental. Por lo tanto, suelen incluir una gran cantidad de elementos que facilitan enormemente el control de información.

Representan una mejora con respecto al sistema basado en la nube más generalizado. Con un sistema electrónico, todo se almacena en un software documental especializado, de forma ordenada y automatizada.

Preguntas frecuentes sobre sobre sistema de gestión documental

¿Cuáles son los software de gestión documental más utilizados?

Filenet de IBM, SharePoint de Microsoft, File360 de Opentext, Documaker de Oracle, Hyland Software y en Tipse.

¿Qué hace un software de gestión documental?

Los DMS permiten que las organizaciones extraigan información relacionada con el negocio y puedan utilizar los datos, con inmediatez y seguridad.

¿Qué es un software de documentación?

Un sistema de gestión de documentos o DMS, es un proceso que se utiliza para capturar, rastrear y almacenar documentos electrónicos. Tales como archivos PDF, imágenes digitales de contenido de papel, entre otros.

¿Cuál es el software más utilizado a la hora de trabajar con documentos digitales?

Google Drive es uno de los sistemas de gestión de documentos digitales más usado y confiable, para millones de empresas y personas alrededor del mundo. Con una interfaz amigable y robusta, ofrece las mismas funciones, aplicaciones y flexibilidad que las herramientas de Microsoft.

¿Qué gestores documentales existen?

Existen dos tipos principales, los que son basados en la nube y los de almacenamiento local.

¿Qué software para la administración de la documentación electrónica existen para las empresas?

Las opciones son múltiples, el mercado de los sistemas de gestión de documentos está en constante cambio y crecimiento. Desde las grandes corporaciones hasta desarrolladores independientes, producen programas que puedan simplificar las tareas empresariales.