Los ERP para empresas importadoras son considerados un pilar dentro de los procesos operativos y administrativos referente a la importación. Las múltiples formas en las que se pueden aplicar los distintos módulos, proveen la versatilidad necesaria para hacer de este software para empresas una herramienta funcional, práctica e integral.

En este sentido, este post se enfoca en los beneficios que traería para una empresa importadora la implementación de un sistema de gestión empresarial.

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¿Qué es una empresa importadora?

La definición concreta de qué es una empresa importadora explica que es una organización que basa su actividad económica, en la compra de productos a proveedores (fabricantes/productores) del extranjero, para luego venderlos y distribuirlos en el mercado nacional. Siendo su principal objetivo que los productos lleguen a su destino en el menor tiempo posible, con el menor costo y en óptimas condiciones.

Para alcanzar su objetivo estas organizaciones deben contar con esquemas estrictos, en los que se incluyan tareas administrativas y operativas. Entre las que se pueden mencionar las siguientes:

  • Coordinar que toda la información y documentación necesaria llegue en el tiempo requerido a los socios comerciales, proveedores y entes legisladores.
  • Tener una estructura sólida en cuanto a la logística, para administrar de forma planificada el abastecimiento.
  • Tener una metodología de almacenamiento adecuada para alcanzar el mejor control de depósitos y almacenes.
  • Actualización constante de los inventarios, el correcto registro de todos los productos de entrada y salida.
  • Coordinar los canales de distribución.

¿Cómo funciona una empresa importadora?

En cuanto al cómo funciona una empresa importadora, principalmente se basa en:

  1. Detecta necesidades en un mercado nacional, es decir, bienes y servicios que no estén disponibles.
  2. Busca alrededor del mundo productos capaces de satisfacer dichas necesidades.
  3. Filtra las mejores opciones según sus estándares de calidad, precio, traslado, etc.
  4. Realiza la compra, coordina el traslado, aéreo, terrestre o marítimo y cumple con los protocolos aduaneros.
  5. Lleva a cabo todo el papeleo de homologación, nacionalización y pago de impuestos.
  6. Hace la distribución.

¿Cómo debe ser un sistema ERP para empresas importadoras?

Si buscamos ser específicos al cómo debe ser un sistema ERP para empresas importadoras, podemos decir:

Flexible para configurar las funcionalidades según las necesidades de la empresa
Escalable para adaptarse en base al crecimiento de la empresa.
Confiable, en el stock y distribución de costos asociados a la importación.

Como podemos ver, son características que poseen los software para administración de empresas.  Es decir, la mayoría de los ERP se componen de diversos módulos que se encuentran integrados, para generar informes que ayuden en la toma de decisiones. Podemos encontrar sistemas ERP con una serie de módulos disponibles como:

  • Gestión de Inventario
  • Compras e importación
  • Control de planificación y producción
  • Ventas / Marketing
  • Gestión de relaciones con clientes (CRM)
  • Recursos humanos
  • Registro de datos / Histórico
  • Caja y Bancos
  • Contabilidad
  • Gestión de proyectos
  • Planificación y programación avanzada

Existen muchos otros módulos que se pueden activar y se integran con el resto para tener un mejor control de todas las operaciones de una organización. Sin embargo, las empresas importadoras pueden iniciar con un ERP que contenga los principales módulos, como:

  • Gestión de inventario
  • Compras e importación
  • Caja y Bancos
  • Ventas
  • CRM

Y con el paso del tiempo, permite activar módulos que cumplan tareas aún más específicas, según sean sus necesidades operacionales. En este aspecto, es válido mencionar que algunas empresas, optan por el desarrollo de sistemas a medida para personalizar módulos, funcionalidades y reportes.

Configuración

La configuración de los ERP para empresas importadoras es un punto muy importante, ya que esta debe incluir, cálculos relacionados a procedimientos aduaneros, agentes de carga e impuestos especiales de importación, legislados por el comercio Internacional. Así como tener la capacidad de llevar a cabo la distribución de los costos asociados a la importación, que incluya los impuestos, consolidación, flete internacional, gastos administrativos, almacenaje, desaduanaje, traslado local y otros.  

Es aconsejable que al momento de escoger un sistema ERP, este tenga la capacidad de soportar este tipo de configuraciones.

Beneficios que aportan los sistemas ERP a las empresas importadoras

En medio de la gran cantidad de beneficios que aportan los sistemas ERP a las empresas importadoras se citan los siguientes:

  • Optimización del tiempo y reducción de procesos administrativos
  • Información en tiempo real, disponible para todos los involucrados en el proceso
  • Realiza cálculos de impuestos, deducciones o cargos, de forma automática.
  • Seguimiento del estatus de los procesos.
  • Administra los almacenes locales y en tránsito.
  • Control sobre el costo de cada producto.
  • Emisión de órdenes de compra, pedidos, devoluciones y facturación.
  • Notificaciones para reposiciones
  • Mejor control sobre las cuentas por pagar y por cobrar, evitando la duplicidad ya sea en pago o cobranza.
  • Actualizaciones automáticas en cuanto a los cambios en las regulaciones.
  • Optimización del orden y control de toda la documentación oficial que se genera. Entiéndase, facturas comerciales, certificados de origen, permisos, contratos con proveedores, embarques, medios de pago, solicitudes de crédito, etc.
  • Generación de datos organizados con formatos válidos para autoridades aduaneras y gubernamentales.

TIPSE, una solución para empresas importadoras

TIPSE es una empresa de soluciones tecnológicas que se centra en ayudar a sus clientes a gestionar mejor sus negocios, al mismo tiempo que se convierte en un socio estratégico para la obtención de mejores resultados.

Una de las soluciones desarrolladas por TIPSE es su sistema de gestión empresarial, llamado TIPSISTEM ERP, el cual viene integrado con los módulos de Control de Inventario, CRM, Ventas, Financiero y módulo de importación . Asimismo, se puede configurar a las necesidades de cada empresa, al igual que es posible activar otros módulos y desarrollar integraciones con otros aplicativos.

Para más información, no dudes en consultarnos, estamos en línea para atender cualquier duda.