¿Cuánto tiempo le dedicamos a responder correos? ¿Cuántos de estos si están relacionados al trabajo y otorgan valor? ¿Mientras más rápido respondemos correos, somos más productivos?

En muchas empresas el correo funciona como un chat, donde se dan respuestas casi en tiempo real. A veces la percepción puede ser:

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“Mientras más rápido se responde los correos se considera mayor productividad”…¿Seguro@?

Y no sólo en la rapidez sino la cantidad de correos que recibimos en nuestras bandejas, incluso clasificamos correos pendientes de responder y atendidos, claro ejemplo del uso del correo como sistema de atención de consultas.

En su momento, los sistemas de correo electrónico fueron revolucionarios, hasta la fecha siguen siendo super usados, pero en la década de los 80s, IBM intentó vender Lotus Notes para reemplazar el correo electrónico, en ese momento el mundo no estaba preparado para tal cambio.
En estos tiempos donde hablamos de la transformación digital y cultural, la forma de comunicarnos ha evolucionado, nos trae cada vez nuevas herramientas, nos invita a reducir la burocracia y generar mayor confianza, aumenta los canales de comunicación y nos alienta a ser cada vez más ágiles.

Ahora se trata de limitar el uso de correo buscando optimizar tiempos; si hablamos de las coordinaciones entre 2 personas, se sugiere que sea “face to face”, si no están en el mismo lugar, se puede usar un chat o una video llamada. Si son varias personas, existe una llamada grupal, un chat de equipo, sitios compartidos, panel de tareas, etc. Si hablamos de consultas y/o solicitudes, un portal de consultas que nos permita centralizar y ordenar, así como medir los tiempos de atención.

Hace unos meses que estoy utilizando Teams, es una aplicación de Office 365 y considero que es super interesante. No solo es compartir mensajes, archivos y videollamadas entre los miembros de un equipo, la gran diferencia está en la integración con otras aplicaciones, por ejemplo permite integrarse con herramientas como Planner, Trello, SharePoint, Power BI y mucho más. Estas herramientas realmente van a cambiar la forma en que trabajamos.

Y no podía dejar de lado, realizar una prueba con Slack, una la herramienta muy conocida y super amigable para trabajar en equipo, te permite crear canales para cada proyecto, donde congregues a la gente adecuada y reúnas toda la información que necesitas. Y también se integra con muchas herramientas par la gestión de proyectos.

Los equipos de Microsoft ahora tienen más de 420,000 clientes corporativos (casi se duplican en solo seis meses), Slack tiene 8 millones de usuarios pagados y Workplace de Facebook tiene 2 millones de usuarios.

¿Por qué se da tal crecimiento? Es sencillo: trabajamos en un entorno más rápido y basado en equipos, por ello que necesitamos una herramienta que nos permita comunicarnos rápidamente en tiempo real. La evidencia nos la brinda el crecimiento de los mensajes de texto: una investigación muestra que se envían 8 trillones de mensajes de texto cada año, y el crecimiento de los chatbots y otras formas de comunicación son increíbles. Todos preferimos mensajes cortos y sencillos para comunicarnos, por lo que el correo electrónico se está quedado atrás.