Cuando se recupera de una implementación de ERP que no ha sido exitosa, la pregunta más común que tienen las organizaciones es “¿Quién tiene la culpa?” Las organizaciones tienen dificultades para responder a esta pregunta ya que el proyecto involucró a muchas partes interesadas, desde el equipo del proyecto (colaboradores internos y consultores) hasta el proveedor de ERP. Una mejor pregunta seria: “¿Cuáles fueron las causas fundamentales del fracaso en la ejecución general del proyecto?”

¿Ya conoces TIPSISTEM? El ERP en Lima líder en el mercado, conoce los beneficios y ventajas que le traerá a tu empresa.

Ayudando a las organizaciones hemos aprendido varias lecciones con la recuperación de proyectos de ERP. Las siguientes son siete errores que debe evitar en la implementación de ERP:

Enfoque técnico en lugar de enfoque empresarial

Las organizaciones más exitosas ven sus implementaciones de ERP como transformaciones de negocios en lugar de proyectos de tecnología. Entienden que un nuevo sistema ERP tiene mucho más impacto en el negocio que una actualización de Windows. Las implementaciones de ERP tienen un impacto significativo en los empleados, los procesos empresariales y la estrategia general de la organización. Sin embargo, muchos consultores de ERP están más enfocados en la tecnología que en las personas y los procesos. En contraste, nuestra investigación muestra que la funcionalidad del software es en realidad uno de los criterios menos importantes para el éxito de ERP. Entonces, deja de pensar tanto en SAP vs. Oracle, y comienza a pensar en las personas y los procesos.

Expectativas Irrealistas

Embarcarse en una implementación de ERP con expectativas poco realistas es a menudo el comienzo del fracaso de la implementación de ERP. Algunos proveedores de ERP reducen el costo y la duración de la implementación, lo que obliga a las organizaciones a recortar o absorber costos inesperados. Los planes del proyecto deben ser realistas y no demasiado agresivos. ¿Cómo puedes saber si tu plan es realista? Comience por determinar los factores críticos de éxito que harán o desharán su proyecto. ¿Qué ha funcionado para otras organizaciones de similar tamaño e industria? ¿Con qué retos se enfrentan las organizaciones? Es probable que encuentre que la gestión del cambio y la reingeniería de procesos empresariales son factores críticos de éxito que los proveedores de ERP pasan por alto. El reciente fallo de SAP en Lidl demuestra la importancia de las expectativas realistas. El minorista definió los objetivos estratégicos al inicio del proyecto, pero no consideró los factores de éxito necesarios para alcanzar estos objetivos. Siete años y 500 millones de euros gastados, quedó claro que el presupuesto para una implementación exitosa era más de lo que la compañía podía pagar.

Ausencia de equipo ejecutivo

El equipo ejecutivo puede haber aprobado el presupuesto del proyecto, pero su trabajo está lejos de terminar. Deben formar un comité directivo ejecutivo para aclarar la estrategia digital general y tomar decisiones sobre la asignación de recursos, el calendario, el presupuesto y la realización de beneficios. La participación de los ejecutivos garantiza que la implementación de ERP no se convierta en un proyecto de tecnología, sino que se adapte a la estrategia general de la organización. Las organizaciones que utilizan el software ERP para habilitar una estrategia digital a largo plazo tienen más probabilidades de obtener beneficios, como un mejor servicio al cliente y una ventaja competitiva sostenible.

Insuficiente Reingeniería de Procesos de Negocio

Algunos proveedores de ERP dirán que no es necesario que se centre en la gestión de procesos de negocios, ya que su software está creado con las mejores prácticas de la industria y se puede implementar de manera inmediata. Si bien las mejores prácticas pueden ser apropiadas para algunas áreas de su organización, pueden borrar su ventaja competitiva en otras áreas. Enfocarse en la reingeniería de procesos de negocios antes de seleccionar un sistema ERP lo ayuda a diseñar procesos de estados futuros que determinarán sus requisitos funcionales. Los sistemas ERP de hoy son demasiado flexibles para proporcionar una dirección clara sobre cómo dirigir su negocio. Las organizaciones que caen en esta trampa terminan automatizando sus procesos existentes en lugar de optimizarlos para lograr eficiencia y ventaja competitiva.

Falta de gestión de cambio

Si hay algo que está seguro de prevenir el fracaso de una implementación de ERP, es la gestión del cambio organizacional. Estas organizaciones no crearon un equipo de gestión del cambio y consideraron la gestión del cambio simplemente como un ejercicio de capacitación para el usuario final. Podrían haber invertido en evaluaciones organizacionales, comunicaciones de empleados y capacitación personalizada, lo que habría asegurado que sus empleados usaran efectivamente el nuevo software ERP y siguieran nuevos procesos y procedimientos. No puedes obligar a los empleados a aceptar el cambio; es su elección y ellos pueden optar por resistirse. Por lo general, esto es sutil y no malicioso, pero aún puede minar la implementación de su ERP.

Demasiada personalización de software

La mayoría de las organizaciones comienzan las implementaciones de ERP con poca o ninguna personalización del software, pero según nuestra experiencia, la mayoría de los clientes terminan necesitando al menos una personalización moderada. Si bien siempre es necesaria alguna personalización, la personalización se vuelve peligrosa cuando personaliza la funcionalidad que debería estandarizarse. Por ejemplo, muchos procesos de back-office no son diferenciadores competitivos, por lo que la funcionalidad de software estándar suele ser suficiente. Si los empleados lo presionan para personalizar procesos como este, es una señal de resistencia al cambio. Disminuya la resistencia en lugar de aumentar la personalización.

Contratación de recursos sin experiencia

Su integrador de sistemas y su consultor de ERP deben tener experiencia relevante en ERP dentro de su industria. Esto se remonta al punto de las expectativas realistas. ¿Cómo sabrá lo que se requiere para tener éxito a menos que revise las lecciones aprendidas de organizaciones similares? Un consultor de ERP con experiencia específica en la industria comprende los desafíos que su organización puede enfrentar y puede garantizar que tenga acceso a la experiencia adecuada. Recientemente, National Grid experimentó una falla de SAP debido a la inexperiencia de su integrador de sistemas. El integrador de sistemas no tenía experiencia en la implementación de SAP en la industria de servicios públicos de EE. UU., por lo que su trabajo causó defectos técnicos en el sistema que llevaron a una interrupción operativa significativa. Los integradores de sistemas pueden tergiversar fácilmente sus capacidades, por lo que es importante solicitar referencias relevantes.

¿Como Prevenir los errores en la implementación de ERP?

Se puede prevenir buscando señales de advertencia. Si alguno de los problemas anteriores le suena familiar, no es demasiado tarde para cambiar de rumbo. Si aún no ha comenzado la implementación de ERP, puede evitar estos siete errores desarrollando un plan de implementación estratégico y realista.